Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и
профессиональную биографию гражданина. Ее утрата всегда была
серьезным стрессом, за которым следовал долгий процесс восстановления
записей. Однако с развитием цифровых технологий в Беларуси эта
процедура стала значительно проще и эффективнее.
Регламентирует данный вопрос Инструкция о порядке ведения
трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и
социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. В частности,
пункт 69 этой инструкции предусматривает, что основанием для внесения
записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата
трудовой книжки является информация прежних нанимателей, при этом
информация о трудовой деятельности работника за период, начиная с 1
января 2003 года, подтверждается информацией, содержащейся в
индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для
ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе
государственного социального страхования.
Система персонифицированного учета — это централизованная база
данных, в которой аккумулируется информация о каждом застрахованном
лице. В нее поступают сведения о периодах работы и иной деятельности,
о работодателях, о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении
пенсий, пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и
родам, обязательных страховых взносах. Именно эта электронная база
стала надежной альтернативой бумажным справкам.
Причем с недавнего времени указанные сведения стали максимально
полными, т.к., начиная с 1 июля 2021 года, в соответствии с изменениями в
законодательстве, работодатели обязаны представлять в ФСЗН не просто
общие сведения о стаже, а детализированную информацию по каждому
работнику. Это кардинально изменило ситуацию. С этого времени в базу
данных персонифицированного учета помимо периодов работы (приема и
увольнения) стали передаваться:
- точное наименование должности служащего (профессии рабочего);
- сведения о структурном подразделении (если оно указано в
трудовом договоре); - реквизиты приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводах
и увольнении.
Таким образом, для периодов работы после 1 июля 2021 года
информация о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном
лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения
персонифицированного учета, становится практически полным цифровым
аналогом трудовой книжки и позволяет восстановить дубликат с
точностью до каждой записи без обращения к работодателю.
Действия работника при утрате трудовой книжки:
1) Обращение к последнему работодателю. В случае утраты
трудовой книжки самим работником ему необходимо обратиться к
нанимателю (если работник уволен, то к нанимателю по последнему месту
работы в течение шести месяцев после увольнения) с письменным
заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием причины
отсутствия трудовой книжки.
Если трудовая книжка была утрачена по вине нанимателя, то он
принимает меры для получения документов, подтверждающих периоды
работы, службы, предшествующие приему на работу к данному
нанимателю.
В случае если уволенный работник потерял трудовую книжку по
истечении шести месяцев после увольнения, тогда наниматель выдает
работнику не дубликат трудовой книжки, а справку о периоде работы,
службы работника, которая является основанием для выдачи дубликата
трудовой книжки по новому месту работы.
В случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы
работника дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по новому
месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения при
наличии подтвержденных сведений о ликвидации.
2) Запрос в ФСЗН. До оформления дубликата трудовой книжки
работодатель должен предварительно сделать запрос в ФСЗН и получить
информацию о трудовой деятельности работника, т. е. обо всех местах его
работы за период, начиная с 01.01.2003.
Данную информацию наниматель может получить и посредством
информационного ресурса «Личный кабинет плательщика взносов»,
размещенного на корпоративном портале ФСЗН.
3) Заполнение дубликата. На основании полученной информации из
ФСЗН о трудовой деятельности работника кадровая служба заполняет
дубликат трудовой книжки:
- за периоды до июля 2021 года вносятся записи о периодах работы,
службы только после формирования запросов к прежним нанимателям о
получении детальной информации, необходимой для заполнения сведений
о работе, которая представляется ими не позднее пяти календарных дней
со дня получения запроса; - за периоды после 1 июля 2021 года переносятся все записи из
информации ФСЗН в полном объеме, включая наименование должности
служащего, профессии рабочего, структурного подразделения и реквизиты
приказов, поэтому истребовать документы от предыдущих нанимателей
нет необходимости.
Явными преимуществами нового подхода при восстановлении
дубликата трудовой книжки являются:
- скорость и эффективность, т.к. отпадает необходимость собирать
справки с предыдущих мест работы, - полнота и достоверность сведений. Для периода трудовой
деятельности работника с 1 июля 2021 года информация ФСЗН является
исчерпывающей и позволяет восстановить дубликат со 100 % точностью, - простота для гражданина. Запрос сведений перекладывается с
работника на нанимателя и ФСЗН.
Внедрение с 1 июля 2021 года системы детального учета
информации о трудовой деятельности — это шаг вперед и яркий пример
того, как цифровизация государственных услуг реально помогает
гражданам в осуществлении их конституционных прав.
Сегодня можно быть уверенным, что профессиональный путь
работника не только зафиксирован, но и детально задокументирован в
государственной информационной системе ФСЗН.
